提供：株式会社EPファーマライン
医薬品業界等においてDIサービスやマルチプロモーションサービスなどさまざまな事業・サービスを展開する株式会社EPファーマラインはこのほど、医薬品の流通管理をオンライン上でシステム化する「EP-Judge」をリリースし、医薬品流通のDX化を牽引する。これまでアナログ的な手法で行われていた流通管理業務に風穴を開けることで、納品までの大幅な時間短縮、人的作業減少によるリスク軽減やコスト削減など多くの波及効果が期待されている。加えて将来的には同システムで蓄積されるDBを基盤に、新たなソリューションビジネスの開発にもつなげていく構想だ。EP-Judgeの導入で見えてくる新たな流通管理モデル、および医薬業界に与える影響についてレポートする。
納品可否判定に要する時間
50～80％の削減が可能
近年の薬物療法の進化を背景に、適正使用の観点から流通管理が必要とされる医薬品が増えている。流通管理業務のフローは、医療機関から発注を受けた特約店が製薬企業の流通管理担当（製薬企業の委託を受けたベンダーも含む）に納品可否を確認するための納品連絡書を送付し、同部門が施設要件や医師要件などの判定基準に基づいて特約店に“納品可”の連絡を入れる。または“納品不可”の場合、担当MRに連絡して納品条件が整うように対応してもらった後、あらためて特約店に“納品可”の連絡を入れ、医療機関への納品に至るという流れだ。
しかし、特約店との連絡はこれまでの慣習からFAXが使われており、手書きによる不正確な情報のダブルチェックなど確認業務は非効率かつ煩雑にならざるを得ない。加えて、納品不可の場合のMRへの確認依頼もメールとはいえ人の手を介すことから流通管理担当にとっては大きな負担になっていた。
EPファーマラインはBPO（Business Process Outsourcing）サービスの一つとして医薬品流通管理サポートに注力し、多くの製薬企業から流通管理担当の業務を受託している。事業企画推進本部副本部長／事業企画推進部部長の田嶋律子氏は、次のように実情を話す。「メールでの納品可否確認や納品許可の連絡は見落としのリスクがありますが、FAXは物理的に手元に届きます。情報を確実に確認するという観点から長年、このようなアナログ的な手法が取られていました。そのため数多くの人的作業が発生し、発注から納品まで時間がかかってしまうという状況でした」。また、医薬品流通の特性上、24時間365日対応やBCP対応へのニーズは高いものの、これもFAXというアナログ的な管理手法が障壁となり、土日や業務時間外の人員配置などで対応に苦慮せざるを得なかったという。
同社で開発した流通管理用Webシステム「EP-Judge」は、従来の流通管理業務をDX化することによって効率化を図り、納品のタイムラグなどの課題を解決するとともに、他システムとの連動やMRの業務変革なども促進し、医薬品流通の最適化を実現していくのが目的。システムとしては、MRが医療機関から収集した納品可否判定基準に関する情報をクラウド上に集約し、特約店と製薬企業間で、納品可否のステータスなどを共有するという至ってシンプルな構造となっている。「EP-Judgeにアクセスすれば、常に納品可否状況やデータの確認ができるので、医療機関への即時の納品が可能です。納品不可だった場合も、MRへの対応依頼がシームレスに行えるため、従来よりも大幅な時間短縮が見込めます」と田嶋氏は説明する。同社では納品可否判定にかかる時間を50～80％削減できると試算している。医療機関へ迅速に納品できれば、治療を早く開始できることにもつながり、患者さんにとってのメリットも大きい。
◆オンライン説明会の実施◆
10月より、オンラインでサービス説明会を実施いたします。
※ 同業他社様にはご参加をご遠慮頂いております。
※ 個人の参加はお断りする場合があります。
BPOベンダーだからこそ
開発できるシステム
納品までの時間短縮にとどまらず、EP-Judgeの導入よって製薬企業や特約店などにもさまざまなメリットの享受が見込まれている。特約店においては納品可否確認にかかる時間の短縮に加え、納品連絡書情報の入力必須項目が容易に分かり、しかも選択式となるので入力時の負担が軽減される。同時にFAX使用時の記載不備や誤送信といった人的ミスが少なくなることから、対応に追われる無駄な時間を一掃することも可能である。
一方、製薬企業から見れば、これまでFAXの記載内容のチェック等で忙殺されていた流通管理担当の人的リソースの削減により低コストで対応できるほか、データ閲覧が常時可能となるのも大きなメリットだ。「外注の場合、流通管理担当の当社がFAX用紙を保管していますので、製薬企業やMRからは情報が見えづらかったのですが、このEP-Judgeによっていつでもデータにアクセスできます。情報やデータの透明性を高めたシステムであることも特徴の一つです」（田嶋氏）。例えば、納品不可の場合、同社とMRの両者でどの要件で追加の対応が必要なのかを確認しながら、短時間でステータスを変更するといった使い方もできる。
さらに業務量に依存しないリソースの配置が可能となるため、土日や業務時間外などのBCP対応も容易になる見通しだ。もともと流通管理業務をWebシステム化しようとした発端の一つはコロナ対応だったという。「コールセンターなどの他の業務は様々なシステムを活用することで在宅でも対応ができるのですが、流通管理業務はそういったシステムがなかったため、開発に踏み切ったという経緯もあります」と田嶋氏は話す。コロナ禍という有事をきっかけに生まれたシステムだけに、緊急時の対応は折り紙付きというわけだ。
また、EP-JudgeはBPOベンダーのEPファーマラインだからこそ開発できたシステムといえる。各製薬企業が自社内の限られた製剤の流通管理のためにWebシステムを構築・運用するのは特約店の参加を含め現実的ではなく、各ステークホルダー・複数製剤を跨いだプラットフォームの構築は、多くの製薬企業で流通管理の実務を担っていないと不可能であるからだ。「弊社では、複数社複数製剤の流通管理業務を担当させていただいていますが、それぞれ納品可否判定基準が異なっていたり、データの取り扱いやアクセス権限の付け方などもいろいろあり、多くのケースを実務として知っているからこそ、全てのステークホルダーに活用いただけるようなプラットフォームを構築できたと考えています」（田嶋氏）。同社では2022年10月にベースとなるシステム構築を完了し、今後は各社のルールに応じて顧客と相談しながら同システムのカスタマイズを行い、2023年の1月を目途に実用化していく考えを示している。
他のデータベースとの連動など
製薬企業のDX化支援にもチャレンジ
これまで見てきたようにEP-Judgeは、アナログからデジタルへの置き換え効果だけでもさまざまなインパクトを有している。例えば、患者さんへの貢献や特約店のストレス軽減といった視点だ。流通管理業務にて実務を担当する同社オペレーション本部市販後調査部第１BPOグループの成田備恵氏は、「条件が整わないために納品できず、卸さんから催促のお問い合わせをいただくケースも結構あります。そこを少しでも早く解消できれば、お待たせしている患者さんを安心させることができますし、常時、ステータスを閲覧できるという“見える化”によって特約店さんもマインド的な負担が少なくなると思います」と話す。なお、これまで医薬品流通管理の世界ではやむなくFAX文化が残っていたが、同社独自の調査によると特約店の流通管理業務の変革へのニーズは決して低くはなく、FAXをやめたいという声も増えているという。患者さんを含め全てのステークホルダーがWin-Winとなる同システムが流通管理業務でスタンダードとなるのに、さほど多くの時間はかからないのではないだろうか。
そして、EP-Judgeの真価はこうした置き換え効果だけにとどまらない。これまで紙媒体の保管スペースの確保など情報の管理は負担のみとなっていたが、データとして蓄積・活用できるようにすることで新たなソリューションの開発も視野に入れている。「EP-Judgeは製薬企業の他のデータベースと連携できるような仕様になっています。例えば営業部門のCRM（Customer Relationship Management）と連携させて、顧客関係管理と流通管理を連動させることによって、トータルでの効率化を提案していくといったことも検討しています」と田嶋氏は展望する。
また、MRが納品可否状況のステータスを常時閲覧できる環境は、自らのアクションを変えていく契機にもなりうる。EP-Judgeでは特約店が入力したデータをリアルタイムで確認できるので、MRは医療機関の状況に則して活動の優先順位をつけることができ、より迅速な納品が可能になることで、患者主体の医療に貢献できるのに加え、各ステークホルダーの心理的な負担の解消にもつながるはずだ。EP-Judgeは流通管理業務に関する製薬企業の意識や取り組み方を大きく変革していくポテンシャルを秘めている。